Praca w systemie hybrydowym zmieni rzeczywistość środowiska pracy

9 na 10 osób pracujących zdalnie w trakcie pandemii chciałoby kontynuować ten model także po jej zakończeniu.ⁱ Dla pracodawców to znaczne oszczędności przy jednoczesnej wysokiej efektywności pracyⁱⁱ, dlatego też światowe badania przewidują, że liczba pracowników pracujących zdalnie w 2021 roku podwoi się względem roku 2019.ⁱⁱⁱ Tymczasem połowa pracodawców w Polsce stale waha się
nad wprowadzeniem możliwości home office.^iv To już nie tylko trend, to konieczność w post-pandemicznej rzeczywistości. Czy polscy pracodawcy są na to przygotowani?

System pracy zdalnej wprowadzony szybko i tymczasowo, z założenia tylko na czas pandemii, zmieni całkowicie rzeczywistość rynku pracy po 2020 roku. Światowe trendy wyraźnie wskazują
na preferowanie tego typu systemu i duże korporacje takie jak Twitter, Google, Microsoft, Facebook czy Hitachi już oficjalnie na stałe wprowadziły pracę w systemie home office, przynajmniej częściowo.³ Wynika to z faktu, że kontrowersyjna wcześniej, szczególnie w Polsce, praca zdalna z domu, w wielu przypadkach spełniła oczekiwania zarówno pracowników, jak i pracodawców.

Znaczne obniżenie kosztów

Po roku przymusowej zmiany systemu pracy pracodawcy docenili możliwość obniżenia kosztów wynikających m.in. z utrzymania biura czy ograniczeniami w podróżach służbowych deklarując wzrost efektywności nawet do 24% w trzecim kwartale 2020 roku.² Dlatego też nie dziwi fakt, że 75% organizacji oczekuje, że co najmniej 30% ich pracowników będzie pracować zdalnie, a ponad 1/4 firm spodziewa się, że nawet ponad 70% ich pracowników będzie pracować zdalnie (przed pandemią było to ok. 10%).²

Home office – raj dla specjalistów

Menedżerowie w większości są nieufni do pracy zdalnej i panuje wśród nich przekonanie, że tacy pracownicy pracują gorzej.ⁱ Tymczasem system pracy zdalnej przyniósł wzrost efektywności pracy
(w określonych działach)i aż 92% badanych pracodawców ocenia ten aspekt bardzo dobrze.ⁱⁱ Podczas pracy spoza biura wzrasta produktywność w wykonywaniu zadań indywidualnych, takich jak analizy danych, prezentacje, prace administracyjne czy praca twórcza.³

Okazuje się, że jest dość duża grupa osób, które są bardzo zadowolone z pracy zdalnej i doskonale odnajdują się w tej sytuacji. Osoby te nie lubią kontroli, praca w biurze w określonych godzinach jest dla nich ograniczeniem, a kontakt z innymi ludźmi nie jest dla nich ważny. Dla wszystkich praca z domu gwarantuje więcej elastyczności i pomaga w łączeniu zadań służbowych z obowiązkami domowymi – mówi Izabela Kielczyk, psycholog biznesu – Problemem są zanikające granice pomiędzy światem służbowym a osobistym i wynikające z tego konflikty wśród domowników. Praca z domu powoduje także, że pracownicy są nieustannie obecni w pracy, a służbowe godziny niebezpiecznie wydłużają się. – tłumaczy.

Dwie strony medalu – dodatkowy tydzień pracy w miesiącu?

Pracownicy także przychylają się do opinii, że praca z domu jest efektywniejsza.⁴ W Polsce twierdzi tak 50,8% badanych.ⁱⁱⁱ Jednocześnie prawie połowa (45%) z nich ocenia, że poświęca na pracę z domu więcej czasu niż w siedzibie firmy ⁷; szacuje się, że może być to nawet 10 godzin tygodniowo, co daje dodatkowy tydzień pracy w miesiącu! ^iv Nie dziwi więc fakt, że po roku izolacji i pracy z domu niemal dwie trzecie (60%) badanych uważa, że w obecnym natężeniu praca staje się bardzo nużąca.¹ W 2020 roku wzrósł także znacznie odsetek osób z poczuciem wypalenia zawodowego na świecie – w sierpniu było to już 58%. ³

Dwie strony medalu – motywacja i integracja?

Wzrost efektywności indywidualnej podczas pracy zdalnej łączy się ze spadkiem produktywności pracy zespołowej. Praca w systemie hybrydowym może rozwiązać ten problem, a także, przynajmniej częściowo, zapewni zapełnienie luki w życiu społecznym pracowników, integracji oraz motywacji wynikającej z braku kontaktów w zespole.

Dla większości rozpoczęcie pracy zdalnej było ciekawą odmianą i początkowo byli z tego zadowoleni.
Po kilku miesiącach okazuje się, ze kontakt z innymi jednak jest potrzebny, a wiele rzeczy trudno jest zdalnie załatwić. Dłuższa praca z domu powoduje zamknięcie w sobie, wywołuje poczucie odosobnienia, brak integracji z firmą a, co za tym podąża, utratę poczucia misji i sensu działań. – wyjaśnia Izabela Kielczyk – Produktywność pracy zespołowej okazuje się być ściśle związana z poziomem satysfakcji pracowników w kilku obszarach, o które pracodawca powinien zadbać przy decyzji o wprowadzeniu hybrydowego systemu pracy. Jest to łączność społeczna, zdrowie psychiczne i fizyczne oraz odpowiednie narzędzia. Ważne jest aby stworzyć możliwości kontaktów w zespołach, czyli np. wygospodarować czas i miejsce na spotkania, zadbać o potrzeby emocjonalne pracowników np. w postaci możliwości wsparcia psychologa w firmie oraz zdrowie fizyczne, jak dostęp do zajęć fitness online. Niezbędne jest także zagwarantowanie tzw. „worklife balance” oraz odpowiednich narzędzi pracy, czyli np. wyposażenie pracownika w sprzęt i dostarczenie odpowiednich technologii. – dodaje.

Menedżer kluczem do sukcesu

Pracodawca musi zadbać o potrzeby psychologiczne pracowników, którzy w systemie pracy zdalnej lub hybrydowym, wymagają większej pomocy w podtrzymaniu motywacji i zaangażowania. Wzrasta więc znaczenie empatycznego kontaktu z pracownikiem i rola bezpośredniego przełożonego. Okazuje się, że tylko nieliczni szefowie są do tego dobrze przygotowani. W światowym badaniu wykazano, że tylko
1 szef na 10 spełnia takie oczekiwania.³

Zaufanie, współpraca i empatia to wartości, którymi powinien kierować się współczesny lider. Pracownicy bowiem teraz potrzebują szefa, który ich wysłucha, zrozumie i wesprze. Z drugiej strony docenią oddelegowanie odpowiedzialności i możliwość indywidualnej samorealizacji w dążeniu
do osiągnięcia wspólnego celu. Takie przywództwo jest tym cenniejsze, że budujące silniejsze poczucie własnej wartości członków zespołu przy jednoczesnym wzmacnianiu więzi zespołowej.- twierdzi Izabela Kielczyk.

Hybryda złotym środkiem

Model pracy hybrydowej wejdzie w życie prawdopodobnie już na stałe. Pracownikom daje możliwość oczekiwanej przez nich elastyczności pracy, ogranicza czas i koszty dojazdów do biura, a także motywuje dzięki poczuciu większego zaufania pracodawcy i delegowaniu im samodzielnych zadań. Pracodawcom zaś praca w systemie hybrydowym, oprócz ograniczenia kosztów, otwiera nowe perspektywy, takie jak zatrudnianie do poszczególnych projektów wysoce wykwalifikowanych specjalistów, nawet z różnych stron świata, ułatwienie pracy młodym rodzicom czy studentom.³

Model pracy hybrydowej wymaga dobrego przygotowania i wprowadzenia wielu nowych regulacji wewnętrznych oraz zabezpieczeń systemowych (np. przed cyberprzestępstwami). Ważne jest także, aby pracodawcy wzięli także pod uwagę potrzeby pracowników wynikające z pracy zdalnej i dobrze pod tym kątem zrewidowali swoje zasoby. W badaniach IBM Institute wykazano, że we wrześniu 2020 80% kadry kierowniczej było przekonanej, że ich organizacja wpiera pracowników w oczekiwanych obszarach, podczas gdy tylko 46% pracowników to potwierdziło. – mówi Izabela Kielczyk – Z drugiej strony, rola menedżera w nowym systemie pracy staje się kluczowa i będą oni znacznie bardziej obciążeni odpowiedzialnością. To spowoduje, że również kadra kierownicza będzie wymagała szczególnej uwagi. Menedżerowie będą musieli zadbać o własną odporność psychiczną i równowagę emocjonalną, ponieważ to od nich zależy zaangażowanie, motywacja i energia wszystkich pracowników.

Czy polscy pracodawcy są przygotowani do tak nowoczesnego i wszechstronnego podejścia
do zarządzania dużymi zespołami ?

i Parker S et al; Remote Managers Are Having Trust Issues; HBR July 30, 2020; https://hbr.org/2020/07/remote-managers-are-having-trust-issues; dostęp z dnia 27.05.2021 r.

ii Raport firmy Antal “Model pracy a efektywność i zadowolenie pracowników (MPEZ)” Badanie wśród 315 pracodawców zostało przeprowadzone metodą CAWI w grudniu 2020 roku. Badanie wśród 956 pracowników (specjalistów i menedżerów) zostało przeprowadzone metodą CAWI w grudniu 2020 r.

https://antal.pl/wiedza/raport/model-pracy-a-efektywnosc-i-zadowolenie-pracownikow; dostęp z dnia 27.05.2021 r.

iii Badanie firmy IMAS International „Efektywność pracy zdalnej” badanie wykonane na zlecenie Rzetelnej Firmy i Krajowego Rejestru Długów przeprowadzone w grupie 303 osób pracujących zdalnie w wielu 18 do 50+;

https://www.pap.pl/aktualnosci/news%2C743927%2Cbadanie-praca-zdalna-efektywniejsza-ale-zabiera-wiecej-czasu.html; dostęp z dnia 27.05.2021 r.

iv Badanie firmy ORACLE AI@Work Study 2020 “As Uncertainty Remains, Anxiety and Stress Reach a Tipping Point at Work”

i Raport „Rok nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rewolucji na rynku pracy” oparty został na wynikach badań przeprowadzonych przez dział badawczy Grupy Pracuj w dn. 10-18 lutego 2021. W pomiarze wzięło udział 1374 użytkowników portalu Pracuj.pl. Badanie zostało przeprowadzone metodą CAWI.; https://media.pracuj.pl/presskits/rok-nowej-normalnosci-pracownicy-i-kandydaci-o-rewolucji-na-rynku-pracy; dostęp z dnia 27.05.2021 r.

ii Raport firmy Capgemini „Przyszłość pracy: od pracy zdalnej do hybrydowej” oparty o badania 500 organizacji i 5 tys. pracowników na całym świecie; report-the-future-of-work.pdf (europa.eu); dostęp z dnia 27.05.2021 r.

iii Business Insider Global Trend Report for 2021-23 “Trends for ’21 and beyond”

iv Badanie EY „Czy zdalnie znaczy efektywnie?”; https://www.ey.com/pl_pl/workforce/czy-zdalnie-znaczy-efektywnie; dostęp z dnia 27.05.2021 r.